공동주택 사무원 양성과정 (아파트 경리실무) 무료 인강 - 수입금 관리 핵심 가이드 (납입고지서, 장부 정리)

1. 납입고지서 관리
1) 변경 금지 원칙 강조: 납입고지서의 핵심은 정확성입니다. 특히, 금액은 절대로 수정하거나 삭제할 수 없습니다. 이는 곧 신뢰와 직결되는 문제입니다. 혹시라도 금액 오류가 발생하면 어떻게 해야 할까요?
2) 재발행 절차 안내: 네, 맞습니다. 오류가 발견되었을 때는 지체 없이 변경된 납입고지서를 재발행해야 합니다. 기존 고지서를 훼손하거나 임의로 수정하는 것은 절대 금지입니다. 재발행된 고지서에는 변경 사유를 명확하게 기재하여 혼란을 방지해야 합니다.

 

2. 장부 정리
1) 수입금 징수부 기록의 중요성: 관리비 등 수입금을 징수하기로 결정하고 납입고지서를 발급했다면, 반드시 수입금 징수부 및 관련 장부에 부과 명세 등을 기록해야 합니다.
2) 징수 근거 명확화: 왜 장부 정리가 중요할까요? 이는 수입금 징수의 근거를 명백히 하기 위함입니다. 투명한 장부 관리는 추후 발생할 수 있는 분쟁을 예방하고, 감사 시에도 정확한 자료를 제공할 수 있게 합니다.

 

3. 납입 영수증 보관
1) 증빙 서류 보관의 필요성: 수입금이 납입되었을 때는 납입 영수증 등의 관련 증빙 서류를 반드시 보관해야 합니다. 이는 차후 발생할 수 있는 미납 관련 분쟁을 해결하는 데 중요한 자료가 됩니다.
2) 보관 방법 안내: 영수증은 분실되지 않도록 철저히 관리해야 하며, 필요에 따라 스캔본을 함께 보관하는 것도 좋은 방법입니다.

 

4. 수입금 취급 및 기장
1) 지정 금융기관 대행 수납 원칙: 아파트 관리비는 투명하게 관리되어야 합니다. 따라서 모든 수입금은 지정된 금융기관에서만 대행 수납하도록 해야 합니다. 현금 수납은 최대한 지양하고, 부득이하게 현금 수납을 하는 경우, 반드시 영수증을 발급하고 장부에 기록해야 합니다.
2) 매일 확인 및 전표 처리: 회계 담당자는 매일 수납된 수입금에 대해 전산, 장부, 통장을 통해 꼼꼼하게 확인하고 전표 처리해야 합니다. 이를 통해 수입금의 정확성을 확보하고, 오차 발생 시 즉시 원인을 파악하여 해결할 수 있습니다.

 

5. 금전 보관
1) 최소한의 현금 보관 원칙: 아파트 경리실에서는 가능한 한 현금을 보관하지 않는 것이 원칙입니다. 시재금의 지급 잔액과 마감 후 출납된 수입 현금을 제외하고는 현금을 보관할 수 없습니다.
2) 현금 시재액 관리 및 금고 보관: 부득이하게 현금을 보관해야 하는 경우, 현금 시재액은 매일 관리사무소장의 검사를 받은 후 회계 담당자가 금고에 보관해야 합니다. 이는 횡령 등의 사고를 예방하고, 안전하게 자금을 관리하기 위한 필수적인 절차입니다.

 

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