구매자재관리사 무료 동영상 강의, 구매 절차 완벽 마스터

1. 구매 업무 절차
구매 업무는 단순히 물건을 사는 행위를 넘어, 회사의 수익과 효율성에 직접적인 영향을 미치는 중요한 활동입니다. 체계적인 구매 절차를 이해하고 효율적으로 운영하는 것이 곧 경쟁력 강화로 이어질 수 있습니다.

 

2. 구매 업무 절차 개요
1) 구매 필요성의 인지: 구매 활동의 시작점입니다.
2) 구매 필요성의 기술: 무엇을 구매해야 하는지를 명확히 정의합니다.
3) 공급사 선정: 최적의 공급업체를 선택하는 과정입니다.
4) 가격 확정: 합리적인 가격을 협상하고 결정합니다.
5) 발주: 공급업체에 정식으로 주문을 넣습니다.
6) 주문 독촉: 납기일을 준수하도록 관리합니다.

 

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3. 1단계 (구매 필요성의 인지)
구매 활동은 사용 부서에서 시작됩니다. 특정 자재나 서비스가 필요하게 되면 해당 부서에서는 구매 요구서를 작성하여 구매 부서로 전달합니다.
핵심은 사용 부서에서 필요성을 정확하게 인지하고, 이를 구매 부서에 명확하게 전달하는 것입니다. 이 단계가 제대로 이루어지지 않으면 잘못된 자재를 구매하거나, 필요한 시점에 자재를 확보하지 못하는 문제가 발생할 수 있습니다.

4. 2단계 (구매 필요성의 기술)
구매 요구서는 단순히 "이것 좀 사주세요"라는 요청이 아니라, 구매에 필요한 모든 정보를 담고 있어야 합니다.
1) 표준 서식의 사용: 회사의 표준화된 구매 요구서 서식을 사용해야 합니다. 이는 정보의 누락을 방지하고, 일관성을 유지하는 데 도움이 됩니다.
2) 정확한 자재 기술: 자재의 규격, 수량, 품질 등 구매에 필요한 모든 정보를 정확하게 기재해야 합니다. 예를 들어, 단순히 "나사"라고 쓰는 것이 아니라, "M5 x 20mm 접시머리 볼트 (재질: 스테인리스 스틸, 100개)"와 같이 상세하게 작성해야 합니다.
3) 정보 점검: 구매 요구서를 작성한 후에는 반드시 필요한 정보가 모두 포함되었는지, 정확하게 기재되었는지 다시 한번 확인해야 합니다.

5. 3단계 (공급사 선정)
어떤 공급사로부터 자재를 구매할 것인지는 매우 중요한 결정입니다. 공급사 선정 기준은 다양하지만, 일반적으로 다음과 같은 요소들을 고려합니다.
1) 가격: 가장 중요한 요소 중 하나이지만, 단순히 최저가만을 추구해서는 안 됩니다. 품질, 납기, 서비스 등을 종합적으로 고려해야 합니다.
2) 품질: 원하는 품질 수준을 충족하는지 확인해야 합니다. 샘플 테스트, 품질 인증서 확인 등을 통해 품질을 검증할 수 있습니다.
3) 납기: 필요한 시점에 자재를 공급할 수 있는지 확인해야 합니다. 과거 납기 이행 실적을 참고하거나, 공급사의 생산 능력을 직접 확인하는 것이 좋습니다.
4) 신뢰성: 오랫동안 거래해온 신뢰할 수 있는 공급사를 우선적으로 고려하는 것이 좋습니다. 새로운 공급사를 선정할 때는 신중하게 평가해야 합니다.

 

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6. 4단계 (가격 확정)
공급사를 선정한 후에는 가격을 협상하고 확정해야 합니다.
1) 가격 협상: 공급사와 가격을 협상하여 합리적인 가격을 이끌어내는 것이 중요합니다. 과거 거래 가격, 시장 가격, 경쟁사 견적 등을 참고하여 협상에 임할 수 있습니다.
2) 경쟁 입찰: 여러 공급사로부터 견적을 받아 경쟁을 유도하여 가격을 낮출 수 있습니다. 특히 대량 구매나 전략적인 자재의 경우 경쟁 입찰을 활용하는 것이 효과적입니다.
3) 계약 조건: 가격 외에도 납기, 지불 조건, 품질 보증 등 계약 조건을 명확하게 합의해야 합니다.

7. 5단계 (발주)
앞선 단계를 모두 거친 후 최종적으로 공급업체에 주문을 넣는 단계입니다.
1) 발주서(Purchase Order: P/O) 발행: 구매 요구서에 따라 공급업체에 발주서를 발행합니다. 발주서에는 자재명, 규격, 수량, 가격, 납기, 지불 조건 등 주문에 필요한 모든 정보가 명확하게 기재되어야 합니다.
2) 발주서 확인: 발주서를 발행하기 전에 반드시 내용을 다시 한번 확인해야 합니다. 오기나 누락된 정보가 없는지 꼼꼼하게 확인하여 불필요한 문제를 예방해야 합니다.
3) 발주서 전달: 발주서는 공급업체에 전달하고, 수신 확인을 받아야 합니다.

8. 6단계 (주문 독촉)
발주 후에는 납기 내에 정상적으로 납품이 이루어질 수 있도록 지속적으로 관리해야 합니다.
1) 납기 확인: 공급업체에 주기적으로 연락하여 납기 진행 상황을 확인합니다.
2) 문제 발생 시 조치: 납기 지연 등 문제가 발생할 경우, 즉시 공급업체와 협의하여 해결 방안을 모색합니다. 필요하다면 대체 공급업체를 확보하거나, 생산 계획을 조정하는 등의 조치를 취해야 합니다.
3) 기록 관리: 주문 독촉 과정에서 주고받은 정보는 기록으로 남겨두는 것이 좋습니다.

 

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