아파트 경리실무 무료 동영상 강의, 아파트 수입금 관리 완벽 정복! (납입영수증, 시재금, 장부 작성)

1. 납입고지서 관리
아파트 운영의 가장 기본적인 수입은 바로 관리비입니다. 관리비는 입주민들이 납부하는 금액으로, 아파트 운영의 중요한 재원이 됩니다. 이 관리비 청구의 시작이 바로 납입고지서입니다.

 

납입고지서는 입주민에게 청구하는 금액을 명시하는 중요한 문서입니다. 따라서, 납입고지서에 기록된 금액은 절대! 수정하거나 삭제할 수 없습니다. 
1) 만약 납입고지서 발행 후 오류가 발견되었다면 어떻게 해야 할까요? 당황하지 마시고, 즉시! 변경된 납입고지서를 재발행하여 입주민에게 전달해야 합니다.
2) 예시: "만약 101동 101호의 관리비가 잘못 청구되었다면, 기존 고지서를 수정하는 것이 아니라 새로운 고지서를 발행해야 합니다."
3) 주의사항: 기존 고지서는 반드시 회수하여 폐기하고, 재발행 사유를 명확하게 기록해야 합니다.

 

2. 장부 정리
관리비등의 수입금을 징수하기로 결정하고 납입고지서를 발급했다면, 이제 장부 정리를 시작해야 합니다.
수입금 징수부 작성: 수입금 징수부는 관리비 부과 내역을 상세하게 기록하는 장부입니다. 부과 명세 등을 정확하게 기록하여 수입금 징수의 근거를 명확히 해야 합니다.
1) 예시: "101동 101호의 관리비는 얼마이고, 부과 내역은 어떻게 되는지 수입금 징수부에 상세하게 기록해야 합니다."
팁: 엑셀 프로그램을 활용하면 수입금 징수부를 더욱 효율적으로 관리할 수 있습니다.
2) 기타 필요한 장부: 수입금 징수부 외에도 필요에 따라 다양한 장부를 활용할 수 있습니다. 예를 들어, 미납 관리비 관리대장, 특별수선충당금 관리대장 등을 활용하여 더욱 체계적인 수입금 관리를 할 수 있습니다.

 

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3. 납입영수증 보관
수입금이 납입되었다면, 반드시 납입영수증 등의 관련 증빙서류를 보관해야 합니다.
1) 증빙서류의 종류: 납입영수증 외에도 은행 입금 내역, 카드 결제 내역 등 수입금을 증명할 수 있는 모든 서류를 보관해야 합니다.
2) 보관의 중요성: 증빙서류는 수입금의 정확성을 입증하고, 혹시 모를 감사에 대비하는 중요한 자료입니다.
3) 보관 방법: 증빙서류는 분실되지 않도록 안전하게 보관해야 하며, 필요시 쉽게 찾을 수 있도록 체계적으로 정리해야 합니다. 요즘은 스캔을 통해 전자문서로 보관하는 방법도 많이 활용되고 있습니다.

 

4. 수입금의 취급 및 기장
수입금은 아파트 운영의 핵심 자산이므로, 취급 및 기장에 더욱 신중해야 합니다.
1) 지정 금융기관 대행 수납: 모든 수입금은 반드시! 지정된 금융기관을 통해서만 수납해야 합니다. 이는 수입금의 투명성을 확보하고, 횡령 등의 사고를 예방하기 위한 중요한 절차입니다.
예시: "입주민들이 관리비를 현금으로 직접 관리사무소에 납부하는 것은 절대 금지되어 있습니다."

 

2) 회계담당자의 역할: 회계담당자는 매일 수납된 수입금에 대해 전산, 장부, 통장을 통해 확인하고 전표처리해야 합니다.
① 전산 확인: 전산 시스템에 수납 내역을 정확하게 입력해야 합니다.
② 장부 확인: 수입금 징수부와 같은 장부에 수납 내역을 기록하여 장부상 금액과 실제 수납 금액이 일치하는지 확인해야 합니다.
③ 통장 확인: 통장 입금 내역을 확인하여 실제 입금된 금액과 장부상 금액이 일치하는지 확인해야 합니다.
④ 전표처리: 전산 시스템을 통해 수입금을 전표처리하여 회계 기록을 정확하게 관리해야 합니다.

 

5. 금전의 보관
아파트 경리 업무에서 현금 관리는 매우 중요한 부분입니다.
1) 최소한의 현금 보관: 시재금 (소액현금)의 지급잔액과 마감 후에 출납된 수입현금을 제외하고는 현금을 보관할 수 없습니다.
이유: 현금 보관은 분실, 도난, 횡령 등의 위험이 높기 때문입니다.

 

2) 시재금 관리: 현금 시재액은 매일 관리사무소장의 검사를 받아야 합니다.
① 검사 목적: 장부상 현금 잔액과 실제 현금 보유액이 일치하는지 확인하기 위함입니다.
② 보관 장소: 검사 후 현금은 반드시 회계담당자가 금고에 보관해야 합니다.

 

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