세정코리아 총무 행정사무원 양성과정 (행정실무, 총무업무, 총무실무) 동영상 강의 - 문서정리 의미 및 순서

1. 문서정리의 의미

처리가 완결된 문서를 일정 기준에 따라 분류, 편철하여 보관, 보존하고 불필요하거나 정보의 가치가 없는

문서는 폐기합니다.

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2. 문서정리의 목적

1) 문서를 체계적으로 관리함으로써 필요한 문서의 색출을 신속하고 용이하게 합니다.

2) 일정한 기준에 의하여 무서를 관리함으로써 담당자 이외의 사람도 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.

3) 기관의 의사결정에 필요한 정보를 효과적으로 이용할 수 있도록 합니다.

4) 문서의 체계적인 정리로 사무환경이 개선되고, 문서관리에 드는 비용을 절감할 수 있습니다.

5) 불필요한 문서를 적기에 폐기함으로써 보관, 보존문서의 관리를 효율화시킬 수 있습니다.​

3. 문서정리의 순서

1) 검사: 문서가 파일을 하여도 괜찮은지 검사를 함

2) 주제결정: 문서를 어떤 제목으로 철할 것인가를 결정

3) 주제표시: 결정한 주제에 다른 사람도 알 수 있도록 컬러펜으로 밑줄을 그음

문서내용 중에 주제가 없다면, 문서의 오른쪽 위의 여백에 제목을 따로 기재하고 밑줄을 그음

4) 분류: 주제를 결정한 뒤 체계적인 문서분류법에 의해 문서를 가나다순 또는 번호순으로 배열함

5) 저장: 분류된 문서를 서류함 외부의 색인표를 보고 적절한 서랍을 열어 문서를 넣음

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가나다식 문서정리 방법	· 명칭별 분류법: 거래 회사명, 성명의 첫머리 글자를 기준으로 분류함 · 주제별 분류법: 문서의 내용에서 주제를 결정하여 문서를 분류 · 정리함 · 지역별 분류법: 거래처의 지역이나 범위에 따라 분류함
번호식 문서정리 방법	· 번호별 분류법: 파일의 표제에 글자 대신 번호를 기입하여 번호순으로 정리함
기타 문서정리 방법	· 혼합식 분류법: 편의에 따라 문서를 여러 방법을 혼합하여 분류 · 배열함 · 형식별 분류법: 문서를 형식에 따라 분류함 · 표제별 분류법: 문서의 표제에 따라 분류 · 정리하는 방법을 말함 · 프로젝트별 분류법: 프로젝트별 일의 발생에서부터 완결까지의 전 과정 과 관련된 문서를 하나의 파일로 정리함

 

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