총무 행정사무원 양성과정 (행정실무, 총무업무, 총무실무) 무료 동영상 강의 - 기안문 작성전 고려사항, 기안문 작성시 유의사항

1. 기안문 작성전 고려사항

1) 기안자는 안건에 관련된 문제를 파악하고 관계규정 및 과거 행정선례를 숙지하고 있어야 한다.

2) 또한 기안하는 목적과 필요성을 파악하고 자료를 수집 · 분석하며 필요한 경우에는 설문조사, 실태조사,

    회의 등을 통하여 의견을 청취한다.

3) 복잡한 기안의 경우에는 초안을 작성하여 논리의 일관성을 해치는 내용이나 빠지는 사항이

    없도록 검토한 다음 작성한다.

4) 기안자는 당해 업무에 대한 책임의식을 가지고 기안하고 당해 기관과 수신자와의 관계 및 입장을

    고려하여야 한다.

 

2. 기안문 작성시 유의사항

올바른 문서 작성은 정확한 의사소통을 위하여 필요할 뿐만 아니라 문서 자체의 품격을 높이고, 그 기관의

대외적인 권위와 신뢰도를 높여준다. 문서의 올바른 작성을 위하여 다음과 같은 사항에 유의할 

필요가 있다.

 

1) 정확성(바른 글)

① 일반적으로 6하원칙에 의해 작성하고 오 · 탈자나 계수착오가 없도록 한다.

② 필요한 내용을 빠뜨리지 않고, 잘못된 표현이 없도록 문서를 작성한다.

③ 의미전달에 혼동을 일으키지 않도록 정확한 용어를 사용하고 문범에 맞게 문장을 구성한다.

④ 애매모호하거나 과장된 표현에 의하여 사실이 왜곡되지 않도록 한다.

 

2) 용이성(쉬운글)

① 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 작성하다.

② 문장은 가급적 짧게 끊어서 항목별로 표현한다.

③ 복잡한 내용일 때는 먼저 결론을 내린 후 이유를 설명하는 것이 좋다.

④ 추상적이고 일반적인 용어보다는 구체적이고 개별적인 용어를 쓴다.

⑤ 읽기 쉽고 알기 쉬운 용어를 사용하고, 한자나 어려운 전문용어는 피한다. 한자 또는 전문용어를

     쓸 필요가 있을 때에는 (    )에 한자를 쓰거나 용어의 해설을 붙인다.

 

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